Сергей Хамзин | Очерки'О О жизни, о еде, о друзьях и путешествиях.

ТЕХНОЛОГИЯ И МЕТОДЫ PR (public relations) В ПРОДВИЖЕНИИ ИНФОРМАЦИОННЫХ РЕСУРСОВ БИБЛИОТЕК ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ

Доклад для V Международной научно-практической конференции «Современные тенденции развития библиотечно-информационных технологий» (24-26 сентября 2013 г., ТОГУ)

Библиотечные ресурсы в современном обществе нуждаются как никогда в своем продвижении. Ведь созданное искусственное мнение о том, что «Во всемирной паутине есть всё» всё больше отталкивает потенциального потребителя информации от посещения библиотек. Чтобы привлечь к себе внимание, сотрудники библиотек разного уровня должны брать на вооружение все современные методы PR-технологий, которые составляют коммуникационную систему общества и всех его частей и элементов.
В настоящее время ни одна организация не может обойтись без PR-технологий и библиотеки не являются исключением. В данном докладе рассматривается несколько  основных способов привлечения внимания к информационным ресурсам  библиотек образовательных учреждений.

Глава 1. Создание группы библиотеки в социальных сетях

Сегодня ни одна организация не может успешно развиваться без наличия собственного сайта. И библиотека – не исключение. Официальный сайт библиотеки должен стать наиболее оперативным и востребованным источником информации о ней. Это, в определенной степени, визитная карточка библиотеки в глобальном информационном пространстве.
В этом докладе не ставится цель рассказать как создавать сайты для библиотек. Главное, что в новостной ленте этого сайта обязательно должна быть возможность с помощью «лайков» продублировать новости в социальных сетях. Социальная сеть – это, прежде всего, люди, в нее входящие. А значит, это – потенциальные клиенты библиотек.
Следующим немаловажным шагом должно стать создание групп библиотеки во всех возможных социальных сетях. Эти группы – добровольное объединение людей по какому-либо признаку. В нашем случае этим признаком может стать желание побольше узнать о возможностях библиотеки. Когда группа создана, ее нужно наполнить содержанием. Не наша задача рассказать, как правильно писать тексты. Давайте рассмотрим основные блоки  в группе.
1. Название группы. В ней должна быть отражена суть того, что человек может найти в группе. Заголовок может быть как информационным («Научно-техническая библиотека университета»), так и эмоциональным («Вся правда о научно-технической библиотеке университета!»). Опытные создатели групп в социальных сетях советуют сначала придумать несколько вариантов названий и проверить их действие на своем окружении.
2. Особенность героя (объекти) группы. В этом разделе должна быть информация, рассказывающая об особенности библиотеки. Подобных библиотек в мире сотни тысяч и задача организаторов группы привлечь внимание именно к своей библиотеке, а значит, не нужно скупиться на восхвалении (самый большой книжный фонд, старейшая из университетских библиотек региона, ежедневное пополнение фонда и т.д.). Не стесняйтесь хвалить себя. Приводите побольше фактов и статистических данных. Аудитория всегда доверяет цифрам и лаконичным фактам.
3. Побуждение действовать. Очень важно убедить потенциального члена вашей группы в том, что он обязательно должен в нее вступить. Главный вопрос, на который он должен он нас получить ответ: «Что мне даст, если я ступлю в вашу группу?». Способы привлечения очень обширны: от обещания приглашать на самые интересные выставки и презентации до розыгрыша подарков (человеческую алчность еще никто не отнимал и возможность что-то получить материальное, не приложив для этого никаких усилий, всегда будет востребовано).
4. Что эксклюзивного? В этом разделе надо серьезно поработать головой, чтобы найти «изюминку» в своей библиотеке. Например, привести аргументы, что подобных библиотек больше нет в регионе. Или привести качественный состав работников, указав, что большинство имеет ученые степени или регулярно проходят стажировки в крупнейших библиотеках страны (мира).
5. Рекомендации и отзывы. Для продвижения в социальных сетях библиотеки рекомендации и отзывы очень важны. Очень часто при принятии того или иного решения человек руководствуется отзывами и мнениями других людей. Самый простой способ получить отзывы – сделать опрос среди постоянных читателей библиотеки и выложить их в группу в социальных сетях. При этом, чем больше информации об авторе отзыва (имя, фамилия, возраст, образование), тем больше доверия к этому отзыву. При написании отзыва можно использовать два варианта. Первый – не ограничивать читателя ни в чем, дать ему возможность в произвольной форме высказать свое мнение. Второй – попросить заполнить анкету. Оба варианта имеют достоинства и недостатки. Первый может быть весьма проблематичным для человека не пишущего. Второй может сдерживать того, кто хотел бы раскрыть свои ответы на вопросы. В этом разделе также могут быть размещены фото- и видеоматериалы читателей библиотеки.
6. Авторитет (фаворит).  Авторитетом (фаворитом) может быть известная персона, сталкивающаяся с деятельностью библиотеки. Например, во время посещения университета, в библиотеку заходил Президент РФ. Или – при написании своей докторской диссертации губернатор региона много книг использовал из библиотеки. Или – известный спортсмен, отправляясь на соревнования, в дорогу взял почитать книги именно  из этой библиотеки. Если при этом еще выложены личные  высказывания авторитета (фаворита) о библиотеке, ценность данного раздела сразу возрастает.
7. Обсуждения. Один из главных разделов группы, где проходит общение его членов. Нужно помнить, что простое сухое информационное сообщение не привлечет внимания и не вызовет бурные дискуссии. Поэтому размещая в этом разделе текстовку, нужно помнить о ее эмоциональной составляющей.
8. Опросы. Еще один раздел, периодичность изменения информации в котором напрямую зависит от популярности группы. Желательно опросы составлять так, чтобы участвующий в них сразу мог видеть динамику подачи ответов.
9. Контактная информация. Никогда не думайте, что о вашей библиотеке знают все. Какой бы известной она не была в регионе, всегда найдется человек (в регионе, в стране, в мире), кто о вас ничего не слышал. К контактной информации относятся номера телефонов, адрес официального сайта, адрес электронной почты. Хорошо, если вы еще укажете контактное лицо (руководителя библиотеки и ли ответственного за связи с общественностью).
10. Аватар. Этому разделу традиционно повышенного внимания не проявляют, что совершенно неправильно. Аватар – это иллюстрация, связанная с группой. Она всплывает на главной странице группы при просмотре списка групп. Этот элемент очень важен, поскольку люди могут составить суждение о группе только по ее аватару. В качестве картинки можно размещать логотип библиотеки, фотографию центрального входа (или фасада университета, в котором находится библиотека), иллюстрацию на тему. Можно эти элементы совместить.

Глава 2. Приглашение в группу библиотеки в социальных сетях.

Самый идеальный вариант существования группы в социальных сетях – это когда в нее добровольно и самостоятельно вступают пользователи сетей. Но чтобы в группу вступили, о ней сначала нужно узнать. Неправильно делать рассылку о существовании вашей группы всем и приглашать всех в нее вступать. Нужно определиться со своей целевой аудиторией, чтобы в дальнейшем деятельность группы была максимально эффективна.
Критериями, по которым ведется поиск потенциальных членов вашей группы, могут быть членство в подобных группах, интересы, пол, возраст, место жительство, семейное положение, образование и т.д. После определения потенциальной аудитории, нужно выбрать способ приглашения вступить в группу библиотеки. Их несколько и каждый из них имеет свои достоинства и недостатки.
1. Приглашать от частного лица, у которого зарегистрирована страничка в социальной сети. Способ очень медленный. В некоторых сетях есть ограничения на число приглашаемых людей  в день. Но в этом случае можно открыть под своим именем несколько личных страничек.
2. Воспользоваться программой для автоматической рассылки приглашений. Но в этом случае ценность приглашения нивелируется.
3. Приглашать от своих друзей в сети. Но для этого ваш друг сначала должен сам вступить в группу библиотеки. Этот способ имеет право на существование только в том случае, если у автора странички много друзей. У меня, к примеру, в «Одноклассниках» зарегистрировано более 700 друзей, что дает мне возможность эффективно приглашать присоединиться к самым разным моим группам огромное количество людей.
4. Ссылки в группах. Этот вариант эффективен, когда вы разместили ссылки на свою группу в родственных группах. Но часто администраторы таких групп не желают видеть своих прямых конкурентов.
5. Размещение баннеров группы в сети. Но такой вид требует дополнительных финансовых вложений.
6. Создание копии группы, которые продвигают уже другие люди, но под вашим контролем.
7. Организация массового мероприятия в рекламных целях по привлечению новых людей в группу.

Глава 3. Поддержание деятельности группы.

Нужно понимать, что регистрация, создание группы и приглашение в нее участников – это лишь половина успеха. Главное – поддержание жизни группы, а это уже ежедневная кропотливая работа. Добавление новой информации можно разделить на такие виды.
1. Создание новых тем обсуждений. Они могут состоят из сообщения и последующих комментариев. Члены группы могут сами создавать новые темы и комментировать их.
2. Размещение новостей. В этом разделе можно размещать информацию о мероприятиях в библиотеке, акциях, обновлениях, новых обсуждениях.
3. Размещение фотографий и видеозаписей. Часто и слов не нужно, достаточно фото- и видеозаписей, чтобы привлечь внимание к обсуждению.
4. Обмен ссылками. Может производиться с группами подобной тематики.
5. Рассылка сообщений. Сразу отметим, что речь не идет о спам-рассылках. Это сознательная рассылка своей целевой аудитории. Они служат для так называемого «второго контакта», когда человек в группе зарегистрировался, но не проявляет никакой активности. Задача рассылки – напомнить о существовании группы.

Глава 4. Написание и рассылка пресс-релизов

О деятельности любой организации (и библиотека – не исключение) потребитель информации должен узнавать в том числе и из средств массовой информации. Чтобы СМИ написали (показали, рассказали) в общем о библиотеке и о ее информационных ресурсах в частности, нужно регулярно предоставлять им эффектно «оформленную» информацию о себе. Самый распространенный и самый проверенный способ заявить о себе – рассылка пресс-релизов. Открытие новой книжной выставки, новые поступления книг, встреча с интересным собеседником, участие работников библиотеки в семинарах и конференциях – всё это может стать информационным поводом для написания пресс-релиза.
При этом нужно помнить, что в пресс-релизе должна быть не реклама, а информация. Информация – это "рассказ не о том, что вы предлагаете, а о том, как вы живете".  Пресс-релиз обычно пишется в телеграфной, обезличенной форме. Содержание релиза, как правило, связано с определенным временным периодом.
Структура пресс-релиза состоит из основных составляющих: заголовок, резюме, основная часть, контакты, сведения об организации, сведения о мероприятии, услуге, информационном поводе.
Заголовок – обязательная часть. Чем короче, тем лучше. Должен содержать основную идею сообщения и быть, по возможности, ярким, интересным, запоминающимся.
В резюме в одной фразе необходимо ответить на вопрос - "Что я (автор релиза) хочу сказать?". Разъясняет название. В СМИ резюме обычно не публикуется и используется главным образом в технических целях для определения того, к какой тематике относится данное сообщение.
При написании основной части пресс-релиза желательно придерживаться правила "Что, где, когда, кому и зачем", т.е. ответы на эти вопросы и составляют, по сути дела, основное содержание релиза. Само собой разумеется, что очень важно правильно указывать названия мероприятий, организаций, даты и место проведения, фамилии упоминаемых лиц и т.д.
Рекомендуемый объем основной части - порядка половины страницы формата А 4, или примерно 1,5 тыс. знаков. Но, в зависимости от темы и содержания новости, объем пресс-релиза может варьироваться по усмотрению автора.
В библиотеке должна быть база контактов всех СМИ города и региона. Если после пресс-релизов, высланных в 100 адресов, откликнулись хотя бы 5 представителей СМИ, считайте, что работа выполнена успешно. О вас расскажут, напишут, покажут.
Пресс-релиз обязательно должен быть размещен на официальном сайте библиотеки. В случае, если у библиотеки есть своя группа в социальных сетях, пресс-релиз должен быть выложен и там. Также в список рассылки пресс-релиза желательно включить всех членов группы библиотеки в социальных сетях.

Глава 5. Проведение пресс-конференций

Проведение пресс-конференции – довольно затратное дело, но ее эффективность намного больше, чем рассылка пресс-релизов. Приглашенные СМИ уже оказались у вас в библиотеке, а значит, они обязательно расскажут о вас и о вашем мероприятии.
Пресс-конференция - специальное мероприятие, предназначенное для осуществления прямого устного контакта объекта PR с представителями СМИ. В нашем случае – устного контакта сотрудников библиотеки с представителями СМИ. Суть и цель пресс-конференции в донесении до журналистов необходимых сведений по определенному информационному поводу, сообщение важной новости, а также беседа и ответы на интересующие вопросы.
Очень важной является концептуальная часть пресс-конференции. На этом этапе делается упор на уникальность конференции: придумываются основные «фишки», оригинальное оформление зала, сувениры для журналистов и т.п. в стилистике пресс-конференции. Иными словами, целиком формируется концепция мероприятия. При разработке уникальных фишек пресс-конференции обязательно учитываются рекомендации/пожелания ответственных за телевизионные СМИ: чтобы картинка для ТВ-камер смотрелась хорошо и понятно.
Рекомендуемый срок приглашения на пресс-конференцию -  минимум за 2 недели до мероприятия.
При подготовке пресс-конференции необходимо помнить о сценарии (в нем прописаны основные идеи), о тайминге (в нем отражено время каждой части сценария), о речи ведущего и спикеров пресс-конференции.
Обязательной частью подготовки пресс-конференции является осмотр площадки и проверка местного технического обеспечения и функционирования оборудования, необходимого для качественного проведения пресс-конференции (свет, звук, необходимое количество микрофонов и их работа, экраны, достаточное количество стульев, наличие комнаты/места для эксклюзивных интервью, работающие розетки, маршруты движения, расположение VIP- и пресс-зон, охрана и т.п.).
Сам процесс проведения пресс-конференций описан неоднократно в различных пособиях, поэтому не вижу смысла повторяться здесь.

Заключение

Современные PR-технологий по продвижению библиотек должны учитывать все возможности громко и ярко заявить о себе. Присутствие в социальных сетях – один из самых эффективных способов быть конкурентоспособными, т.е. стремиться соответствовать по качеству лучшим образцам тех же PR-технологий, применяемых в других сферах PR. Но и классические формы работы с потребителями информации – пресс-релизы и пресс-конференции, должны не забываться.  Их подготовка и проведение должны также учитывать современные нюансы жизни и развития техники.